2009年02月08日

3種類の管理(GTD)

GTDリスト、なんとなく軌道には乗りまして。
今の感じをメモしておきます。
文字で書いてもわかりにくいのですが、
絵とか図表使うのはちょっとエネルギー使いすぎるので
ご勘弁。

・ToDoリストは週頭に印刷。
・基本的にそれを持ち歩いて、
 思いついたことのうち
 (基本的に)やらなきゃダメなこと
 (例:電球を買う)
 はここへ直接書いて、
 終わったら消す。
・週の最後に、残ってるメモは
 ToDoリストへ入れて、
 やったことはもちろん消して、
 ToDoリスト更新、印刷。
・以下ループ。

で、
ToDoリストの中に、プロジェクトリストってのがあって、
これにプロジェクトのタイトルだけ書いてある。
僕ならたとえば
「ミラクルズ新作企画」とか
「コンテンツチェック」とか。
で、
そのプロジェクトは一つずつテキストファイルにしまして、
ファイル名をそのタイトルにしまして、
「inbox」というフォルダを作りまして、
そこに「ToDoリスト」と共に放り込んでおきます。
変更日時ソートにしておきますと、
更新があった(そのファイルを書き直した)
プロジェクトが上に来ますから、
今重要なプロジェクトから上に並ぶ、と。
ToDoリストだけは別格ですから色をつけたり、
ファイル名頭に「★」つけたりして目立たせます。
あと、僕の場合は、
blog原稿とか、総合ネタノートとか、
も、この「inbox」フォルダに入れてみました。
とにかく「inbox」を開くと、
今の僕の頭の中が広がる、
という感じ。
(でもってこのフォルダをDropboxで共有する)

個々のプロジェクトで
ファイルをたくさん作ったり扱ったりするような場合は、
そのプロジェクト用のフォルダを別に作って、
その中で管理します。
で、
そのフォルダもまるごと「inbox」に入れてもいいんですけど、
それはちょっと煩雑かなぁと。
(一時超整理法にカブレてた頃に
 仕事のテキストファイルをぜーんぶ
 時系列並べにしたことがあるのですが、
 さすがに逆にわかりにくかったです)

そして、取ったメモの中には、
日記というか独り言というか、
デジタル化するほどじゃないけど残してはおきたいもの、
これが生じます。
人の名刺とかお店のカードとかも。
それは紙のまま、(場合によっては切り貼りして)
台紙となる大学ノートにでも貼り付ける。

このやり方、
いわば紙とPCのハイブリッドです。
紙の良さは
・入力の容易さ最高
・一覧性の高さ最高
つまり「入り」と「出」が強い。
逆にPC(デジタルデータ)は、
・検索性・再利用性・保存性が抜群
なので、つまり
「紙に書いてPCに転記して利用して紙に打ち出す」
のがベストなわけですいまんとこ。
でね、
みんなこの「転記」が無駄だと、嫌がるわけです。
だから、
「紙のままで利用したい」か、
「PCに入出力させたい」と考えて、
無理をするんです。
紙のままでいきたい方向が、カード式や、
「ほぼ日手帳」のような大型1日1pノートで
全管理方向、
つまりある程度の検索性を持たせてリーチしやすくすると。
PCで全部やりたい方向が、
PDAなりスマートフォンなりを持ち歩いて、
そいつに入力してPCと連携させる方向。
と、書いただけで昨今の方々ならそれぞれの
デメリットがバーッと思い浮かぶでしょう。
なんぼ言うても紙は紙で
デジタルのような瞬間リーチではないですし
保管場所も管理も大変。
デジタルで全部やる時のデータ捌きの煩雑さは泣きそうです。
テキストメモまではガマンするとしても
絵はどうするんだ。
デジタイザ入りのペンとか
デジカメで全部撮るとか
明らかに得られる便益に比して高コストすぎることを考えねばならない。
じゃあもお、
ハイブリッドでいきましょうよと。

冷静に考えりゃ問題は「転記」なので、
「転記」とはなんぞや、これを定義するわけです。
情報は全部PCに転記せなあかんのか。
いや違う。
・パッと入ってパッと処理されるような情報
は、紙メモにとって二重線で消せばいい。
紙メモはその時間保てばいい。
(例:「電球を買うこと」)
・ずっと残る情報で、電子化することが明らかにメリットに繋がる情報
なら、どっちにしろPCに転記した方が都合いいです。
(例:キャラクターのアイデア)
・残したいんだけど電子化したいとは思わない情報
は、紙のまま、台紙となるノートに切り貼り。
(例:マイ・ポエム/もらった名刺)

短期・中期・長期保存情報という捉え方でもいいかもしれません。
机の上・本棚・倉庫というメタファーでも。
ただ、ここで忘れていけないポイントは、
最初から「どこに入れようかな〜」を
「判断」しちゃうと重いので、
それはあとでまとめてやる。
とりあえず書き出し先は一カ所の紙メモで!
という点です。

・「情報」には使われ方の異なる様々な種類の情報がある。
・それぞれに最適な管理方法がある。
・一応、活用される「時間の長さ」を基準に3種類に分けて、
 それぞれに合った形に変形させる。
・ただし、入力はとにかく一元化する。
 かつ、「ぜんぶ」入力することが大事。

理屈を述べると、そんな感じになります。
ご参考までに。
posted by 犀角 at 18:56| Comment(0) | TrackBack(0) | 知的生産の技術
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